Как мы отправляем посылки

7 апреля 2014

Решили написать о том, как проходят обработку почтовые заказы.

 Вы, наши любимые заказчики, должны понимать сколько стадий проходит посылка от нас до Вас. А для наших начинающих коллег-конкурентов пошаговая инструкция как обрабатывать почтовые заказы :)

 

1.       Заказчик оформил заказ на сайте - далее

2.       Менеджер видит заказ, перед тем как позвонить клиенту нужно проверить наличие товаров по ассортименту, количеству, размерам (кольца-цепи) и т.п. Идем по магазину и проверяем, если количество ограничено - откладываем заказ. Если все есть – далее 


3.       Менеджер звонит заказчику. Если это постоянный заказчик, то все просто, достаточно просто подтвердить что по заказу все есть (или если чего-то нет сказать, что нет) и сообщить удобным способом сумму и реквизиты на оплату.

4.       Если заказчик первый раз делает заказ, то ему нужно подробно рассказать об условиях оплаты и получения заказа, а это: мы отправляем заказы по предоплате – оплату принимаем на Карту Сбербанк – после чего отправляем посылку и номер посылки на Вашу почту – по этому номеру Вы сможете отслеживать движение посылки. (Подробнее читайте в разделе "Доставка и оплата" или "Вопросы и ответы") Тут же бывают разные вопросы от клиентов, на которые тоже нужно давать ответы. – Далее

5.       Менеджер отправляет реквизиты на оплату заказа на e-mail или смс-кой на его телефон. – Далее

6.       Если клиент не забыл, не поленился и не расхотел получить заказ он оплачивает его. В зависимости от способа оплаты деньги приходят к нам от 1 минуты, до суток. Далее

7.       Мы фиксируем оплату, и передаем заказ на сборку.


8.       Заказ комплектуется у нас в офисе, мы тщательно упаковываем коробки, обкладываем хрупкие товары картоном, пенопластом и т.п. предметами. Оклеиваем коробку почтовым скотчем, подписываем все почтовые бланки. Ежедневно вечером партия посылок бывает готова к отправке.


9.       Далее мы несем посылки на почту и отправляем их там.



10.   Далее менеджер рассылает заказчикам номера их посылок. Именно по этим номерам клиент на сайте почты России может отслеживать, где находится его посылка, и когда видит, что она прибыла в его почтовое отделение идет и забирает посылку.

11.   Пока клиент не получил посылку – мы со своей стороны держим заказы в статусе «Отправлен» и выборочно проверяем ход их доставки.

12.   После того, как прошло 2-3 недели и мы увидели, что заказчик забрал свою посылку – мы отмечаем заказ как «Выполенный».

 

Вот такое непростое дело оформление посылок, а кажется все так легко и красиво. Ошибка хотя бы на одном из шаге может привести к большим неприятностям.

 

На самом деле у нас очень много почтовых заказов, так что порой мы просто не успеваем их все обрабатывать. При том, что мы отправляем заказы только по факту оплаты, а так работать могут себе позволить далеко не все. Для этого нужно большое доверие со стороны клиентов и хорошая клиентская база. И то и другое, слава Богу, у нас есть. Но 90% магазинов, а особенно новички готовы браться за любые заказы и готовы отправлять их "наложкой".

В действительности предоплата удобна для всех. Для нас - клиент оплатил, значит заказ ему реально нужен и он его заберет. Для вас - экономия денег на почтовых поборах. Ведь при наложке почта берет почти 10% от стоимости заказа. Если заказ на 2-3 тыс, то это уже 200-300 руб, и это не считая самой стоимости пересылки - которая составляет минимум 200 руб. При предоплате вы платите только за заказ и мы прибавляем самый мизер на пересылку (180-250 руб). 

Много лет назад мы отправляли заказы наложенным платежом, но убедились, что около 10-15% посылок люди не выкупают. Причины придумывают самые невероятные, но факт есть факт. Мы отправляли посылку, она шла дней 10-15 к заказчику, мы оплачивали ее пересылку за свой счет, мы теряем часть товаров (которые могли за это время продать в магазине), если заказчик не выкупает посылку она лежит на его почте месяц. Затем оформляют возврат, обратный пусть еще около 2 недель. Затем мы выкупаем посылку обратно. Это большие финансовые и трудовые потери. Ведь мы одинаково тратим время и на оплаченную посылку и на «наложку», но не факт, что ее выкупят.

Зато после введения предоплаты был всего 1 случай возврата, когда сам заказчик уехал в длительную поездку и забыл про свою посылку, кроме этого случае не было ни одного возврата, и не одной посылки не потерялось на почте.